Meeting, overleg of vergadering. Deze woorden zijn bijna synoniem geworden met het verspillen van tijd. Maar, deze ontmoetingen verspillen geen tijd. Het zijn mensen die de tijd van mensen verspillen. Wat kunnen mensen aan deze tijdverspilling doen?
Wanneer je een meeting bijeenroept kun je vijf regels toepassen die ervoor zorgen dat je met die meeting geen tijd, middelen en geld verspilt. Sommigen hebben de indruk dat meetings per sé productief zijn. Wat als het tegenovergestelde waar is? Wat als meetings meestal niet productief zijn en alleen onder specifieke omstandigheden raadzaam?

Tip 1: Rechtvaardig een meeting voordat je hem bijeenroept
Stel jezelf de vraag: ‘Wat wil ik met deze meeting bereiken? Wat is mijn beoogde resultaat? Waarom moet ik mensen in een ruimte bijeenroepen?’
Als je de behoefte aan en het doel van een meeting niet kunt formuleren, kom dan niet bijeen. Door een doel te formuleren, breng je focus aan in wat je met de ontmoeting wilt bereiken. Dat vergroot de kansen op een ontmoeting waarin je de gestelde doelen bereikt.

Tip 2: Nodig deelnemers uit, geen toeschouwers
We hebben de neiging om veel mensen uit te nodigen voor vergaderingen. Net zoals we gemakkelijk veel mensen in cc’s betrekken bij onze e-mails, gaan we ervan uit dat het beter is om veel mensen uit te nodigen dan iemand over het hoofd te zien. Deze denkwijze is misschien zinvol voor het jaarlijkse vakantiefeest, maar niet voor zakelijke bijeenkomsten. Hoe meer mensen in een meeting, hoe minder verantwoordelijkheid iedere afzonderlijke deelnemer heeft. En een deelnemer die de noodzaak van zijn aanwezigheid niet voelt, wordt al snel een toeschouwer die minder actief deelneemt aan de meeting en het oppakken van taken gemakkelijk aan anderen overlaat. Door het aantal ‘toeschouwers’ te beperken, kun je sneller en efficiënter vergaderen, reduceer je de vergaderduur, worden meetings boeiender en is het gemakkelijker om een ​​effectieve follow-up te organiseren. Je krijgt kortom meer wijn dan water.

Tip 3. Gebruik meetings niet om afgesproken tijdsblokken te vullen
We hebben de neiging elkaar te ontmoeten tijdens tijdsblokken die netjes in onze agenda’s passen. Dat is een omgekeerde manier van kijken naar tijdtoewijzing. Zo worden de netjes afgeronde tijdsblokken in agenda’s leidend voor de duur van de meeting in plaats van de werkelijke tijd die nodig is voor een meeting. Meetings zouden niet langer moeten duren dan nodig is om een gespecificeerd doel te bereiken. Wanneer je een meeting plant, vraag jezelf dan af hoeveel tijd nodig is om de beoogde resultaten te bereiken. Plan die tijd in voor een vergadering, ook als die tijdsduur afwijkt van tijdsblokken als één uur, een half uur of tien minuten. Plan een vergadering van 18 minuten als je denkt dat je dat nodig hebt. Bereik je je doelen in kortere tijd, eindig dan gewoon eerder. Onproductieve tijdsbesteding ontstaat wanneer mensen het gevoel hebben dat er meer tijd is toegewezen dan nodig is. Laat de deelnemers aan een meeting zien dat je hun tijd respecteert, door alleen die tijd te gebruiken die jij denkt dat nodig is om een taak te volbrengen en eerder te eindigen als de taak eerder is volbracht.

Tip 4: Voel jezelf eigenaar van een meeting
Degene die een meeting bijeenroept, moet de verantwoordelijk nemen om de agenda (in samenspraak) te bepalen en de vergadering gericht en actiegericht te houden. Vaak wordt een vergadering bijeengeroepen en ontstaat onduidelijkheid over wie de leiding heeft. Een persoon begint en dan knalt er nog een in en stuurt het gesprek een bepaalde kant op. Hoewel iedereen moet kunnen deelnemen, zou slechts één persoon verantwoordelijk moeten zijn voor het proces, de algemene stroom van de meeting. De ‘eigenaar’ moet starten met een agenda en neemt de verantwoordelijkheid om de meeting op een efficiënte manier te begeleiden. Aan het einde is de eigenaar degene die de actie-items toewijst en registreert.

Tip 5: Eindig met actiestappen
Meetings zijn ontmoetingen om te praten, maar je hebt niets aan praten als geen verdere actie volgt. Zorg daarom na elke meeting voor een lijst van actiepunten die uit de discussie naar voren kwamen.
Verdeel de acties onder de deelnemers aan de meeting en bespreek ze aan het begin van de volgende vergadering. Voor meetings waarin uitsluitend mededelingen worden gedaan, is geen actielijst nodig.
Voor deelnemers aan een vergadering moet duidelijk zijn wat zij moeten doen en op welk moment hun acties worden beoordeeld. Meetings kunnen de krachtigste tool zijn voor het succes van je organisatie, mits je die tool op de juiste manier gebruikt.

Foto’s: Marion Keizer (NinetyEight Consulting)
Workshop: Denktank Curaçaose Diaspora, 22 juni 2018
Gastheren: Premier Eugène Rhuggenaath van Curaçao en minister voor Economische Ontwikkeling Steven Martina.