Meetings zijn een onvermijdelijk onderdeel van ons dagelijks werk. Veel mensen klagen over het feit dat ze zo vastzitten in meetings dat ze geen “echt werk” hebben gedaan. De realiteit is dat meetings deel uitmaken van het ‘echte werk’ en als dat niet zo wordt ervaren, dan moet er iets worden opgelost.
Met een beetje aanpassing kunnen de volgende tips worden toegepast op de meeste zakelijke bijeenkomsten omdat ze de beste praktijkprincipes vertegenwoordigen die idealiter in een organisatie zijn ingebed. Hier zijn 10 tips om veel waarde uit jouw meetings te halen.

1. Bepaal of je de meeting echt nodig hebt
Stel jezelf de vraag of een meeting echt nodig is voordat je een meeting begint. Weeg de vergaderkosten in mensuren en overige kosten af ​​tegen de verwachte waarde die het zal toevoegen. Voor zowel terugkerende als eenmalige meetings is het mogelijk de kosten per uur te kwantificeren. Het kan kostenbesparend werken indien je het beoogde doel zonder meeting kunt bereiken.

2. Plan en structureer meetings
Alle meetings moeten gepland en enigszins gestructureerd zijn, dus verstuur de doelstelling en een agenda vooraf, ook al zijn dit maar een paar belangrijke punten (met richttijdsduur per agendapunt). Kies een realistische vergaderduur maar wees zuinig op ieders tijd. Er is geen ideale lengte voor een meeting; duur hangt af van het doel, maar 30 minuten is een goede standaard in een efficiënte organisatie.

3. Kies de deelnemers verstandig
Het is geweldig om informatie over het hele team of de afdeling te delen en iedereen bij de zaak te betrekken, maar houd rekening met de impact op de productiviteit (en je budget!). Het gebruik van vergadersoftware kan ook bijdragen aan het verminderen van het bijwonen van meetings. Dat bespaart mensuren en reiskosten. Je hebt deelnemers met een of meerdere van de volgende kenmerken: beschikken over de benodigde informatie, zijn essentieel voor de afstemming van zienswijzen, of voor de besluitvorming m.b.t. te nemen acties.

4. Organiseer de informatie
Bereid en verstuur alle ondersteunende informatie zodat deze door de deelnemers voorafgaand aan de meeting kan worden gelezen en beoordeeld. Dit bevordert een actieve deelname en een waardevolle gedachtenuitwisseling tijdens de meeting.

5. Begin op tijd
De aangekondigde begintijd van de meeting is het begin van het gesprek; niet het moment waarop je verwacht dat mensen komen opdagen. Beloon altijd de deelnemers die op de afgesproken tijd aanwezig zijn en wacht niet op laatkomers. Wanneer je begint, herhaal je de doelstellingen, wie de meeting leidt en wie de aantekeningen maakt.

6. Houd boeiende meetings
Als je je deelnemers op de juiste manier kiest, krijgt iedereen iets waardevols van de meeting, waardoor de tijd niet alleen goed besteed, maar ook interessant is. Stimuleer vrij denken en vrij spreken. Vraag de groep om ideeën en meningen. Praat niet­ tegen de deelnemers aan, praat met ze: je boodschap had je immers ook kunnen verzenden per email, audio of video. Zorg ervoor dat toegewezen acties altijd een eigenaar hebben en een afgesproken deadline voor voltooiing.

7. Hou je aan de agenda
Verlies niet uit het oog wat de meeting moet bereiken: de agenda is er niet voor niets. Als er andere onderwerpen verschijnen, noteer ze en parkeer ze wanneer de tijd dit toelaat. Laat je niet verleiden tot langdradige discussies die alle deelnemers gijzelen en van weinig waarde zijn voor de groep. Focus op bereikte resultaten, problemen en risico’s.

8. Houd het zakelijk
Meetings zijn niet bedoeld voor het in een hinderlaag lokken van individuen, het oplossen van persoonlijke conflicten of afdelingsvetes. Pak deze zaken buiten de meeting aan. Een levendige discussie moet worden aangemoedigd, maar alleen als deze constructief en ter zake is en de agenda volgt.

9. Vat samen
Sluit de meeting af door opnieuw te melden wat is afgesproken en bereikt, zodat iedereen met dezelfde kennis vertrekt. Deze stap wordt vaak weggelaten als de tijd kort is, dus plan het in de agenda. Sluit waar mogelijk positief af, ook al was het een slecht nieuws bijeenkomst. Je wilt immers dat de deelnemers met energie en klaar voor hun volgende uitdaging naar hun werkplek teruggaan.

10. Eindig op tijd
Een uitgelopen meeting kan van invloed zijn op allerlei andere geplande activiteiten. Als de meeting niet de gewenste resultaten heeft opgeleverd, moet je een nieuwe meeting plannen. Anders zou je je kunnen haasten om in de laatste minuten een halfbakken oplossing te bedenken. Dat is waarschijnlijk niet waar de bijeenkomst in de eerste plaats voor bedoeld was. Bedank de deelnemers en sluit af.